Als je IP-telefonie voor je bedrijf onderzoekt, ben je waarschijnlijk de termen ‘hardphone’ en ‘softphone’ tegengekomen. VoIP-telefoonsystemen gebruiken zowel hardphones als softphones, afhankelijk van de eisen van de gebruiker. Daarom is het belangrijk om het verschil tussen de twee te kennen.
Wat is het verschil tussen een hardphone en een softphone? Een hardphone is een fysieke IP-telefoon die op het netwerk wordt aangesloten. Een softphone is software die gebruikt wordt op PC’s en laptops met volledige VoIP-functionaliteit.
De meeste bedrijven gebruiken hardphones, maar softphones zijn een kosteneffectieve optie en geven je bedrijf toch de volledige functionaliteit van je VoIP-telefoonsysteem. Ik ga hardphones en softphones vergelijken, zodat je een goed beeld krijgt van hoe beide werken en hoe jouw bedrijf ze zou kunnen gebruiken.
Hardphones: Hoe ze werken en voordelen voor je bedrijf
Hardphones lijken typisch op een traditionele telefoon en ze werken vrijwel identiek. Maar in plaats van via traditionele telefoonlijnen worden de gesprekken via het internet gevoerd.
VoIP-hardphones worden meestal rechtstreeks op je netwerk aangesloten. Hoewel hardphones meestal een voeding hebben, zijn sommige hardphones PoE. Dit betekent dat een ethernetkabel het apparaat van stroom voorziet, zodat er maar één kabel nodig is om de telefoon van stroom te voorzien en op het netwerk aan te sluiten.
IP-hardphones zijn geavanceerder dan de gemiddelde telefoon en bieden meer functionaliteit. Ze zijn speciaal ontworpen met het oog op VoIP-telefoonsystemen, zodat je het maximale uit je systeem kunt halen.
Nu je een goed idee hebt van hoe hardphones werken, ga ik enkele voordelen van deze toestellen bespreken.
Tip: de beste zakelijke telefoon
Grotere betrouwbaarheid
Hardphones zijn doorgaans betrouwbaarder dan softphones. Softphones zijn natuurlijk afhankelijk van je pc of laptop om goed te functioneren. Als je apparaat traag is of je hebt andere technische problemen, dan kan je softphone uitvallen. Als je veel toepassingen open hebt staan of processen hebt draaien, kan dat de prestaties van je softphone beïnvloeden.
Als je een hardphone gebruikt, heb je apparaten die speciaal bestemd zijn voor het voeren en ontvangen van gesprekken. Uiteindelijk betekent dit dat je een betrouwbaardere oplossing hebt. Hardphones hebben geen andere processen op de achtergrond draaien, want ze worden uitsluitend gebruikt voor gesprekken. Dit zorgt telkens weer voor een goede gesprekskwaliteit, omdat de prestaties niet worden beïnvloed door alles wat je op je PC doet.
Niet afhankelijk van een computer/laptop
Het is onmogelijk om een softphone te gebruiken zonder een computer of laptop, of een ander apparaat waarop je de software kunt installeren. Met dit in gedachten zou je de functionaliteit van het telefoonsysteem kunnen verliezen als je computer er plotseling mee ophoudt.
Zoals ik al eerder kort vermeldde, is een hardphone niet afhankelijk van een computer om te functioneren. Het is een apart apparaat dat niet integreert met je computer, zodat je het kunt gebruiken ongeacht hoe je computer functioneert.
Vereist minder training om te gebruiken
Afhankelijk van de leeftijd en ervaring van je personeel is de overstap naar een VoIP telefoonsysteem waarschijnlijk gemakkelijker als je gebruik maakt van hardphones. Hardphones lijken qua uiterlijk op traditionele bureautelefoons, dus je personeel weet al hoe ze functioneren. Als je softphones gaat gebruiken nadat je team al vele jaren traditionele telefoons gebruikt, is er wellicht een leercurve en uitgebreidere training nodig.
Hoewel softphones hetzelfde werken als een standaard bureautelefoon, is het gebruik van een stuk software moeilijker dan het gebruik van een hardphone voor mensen zonder training. Wil je je nieuwe telefoonsysteem zo soepel mogelijk integreren, dan zijn hardphones de beste optie.
Softphones: Hoe ze werken en de voordelen voor je bedrijf
Een softphone is software op onder meer een computer, laptop of smartphone. Op elk apparaat met een microfoon, luidsprekers en internetverbinding kan de benodigde software geïnstalleerd worden. De software biedt volledige functionaliteit van het VoIP-telefoonsysteem zonder dat een echte bureautelefoon nodig is.
Tip: online bellen software
Voorbeeld van een softphone desktop client geïnstalleerd op een laptop
Je kunt een softphone overal gebruiken, niet alleen op kantoor. Zolang je apparaat een internetverbinding heeft, heb je toegang tot je softphone en kun je ermee bellen en gebeld worden. Dit maakt softphones perfect voor bedrijven met werknemers die op afstand werken of die niet werken vanaf een vaste locatie waar een hardphone geïnstalleerd zou kunnen worden.
Net als bij de hardphones verlopen alle gesprekken via internet in plaats van via een traditionele telefoonlijn. Omdat je apparaat met internetverbinding al verbonden is met je netwerk, is er geen extra bekabeling of hardware nodig om een softphone te gebruiken.
Zo, dat is een beetje achtergrondinformatie over softphones en hoe ze werken. Nu zal ik je de belangrijkste voordelen laten zien.
Geen extra hardware nodig
Als je kiest voor softphones heb je geen hardware nodig, zolang je maar een apparaat met internetverbinding hebt met een microfoon en luidspreker. Dit betekent dat je bedrijf sneller kan worden opgezet en voor minder investeringen vooraf.
Als je met een krap budget werkt, maar toch een telefoonsysteem met veel functionaliteit nodig hebt, is een VoIP-telefoonsysteem in combinatie met softphones perfect. Softphones beschikken nog steeds over alle VoIP-functionaliteit, zodat je geen functies mist.
Snellere uitrol
Je team instellen op softphones gaat veel sneller dan op hardphones. Als je team geschikte apparaten met internet heeft, is het een kwestie van de software downloaden en configureren. Er hoeven niet op elk bureau hardphones geïnstalleerd te worden, wat afhankelijk van de grootte van je team tijdrovend kan zijn.
Afhankelijk van de grootte van je team en waar iedereen zich bevindt, kunnen softphones binnen enkele uren gebruiksklaar zijn, in plaats van dagen of weken. Afhankelijk van de provider die je kiest, kan de configuratie op afstand worden voltooid zonder dat er een technicus naar je kantoor hoeft te komen. In vergelijking met hardphones is de uitrol van softphones veel sneller.
Ideaal voor werken op afstand
Hoewel het mogelijk is om een hardphone los te koppelen en mee naar huis te nemen om in je thuisrouter te steken, is dat niet ideaal voor bedrijven met mobiele werknemers. Als je mobiele werknemers hebt, passen softphones veel beter bij jou en je team.
Omdat softphone-hardware geïnstalleerd kan worden op elk apparaat met een microfoon en luidspreker dat geschikt is voor internet, kunnen externe werknemers hun telefoonsysteem letterlijk meenemen en beschikken over de volledige functionaliteit die beschikbaar is voor mensen die een hardphone gebruiken.
Hardphones vs Softphones: Wat is het beste voor je bedrijf?
Zowel hardphones als softphones hebben duidelijke voordelen, waardoor ze beide een plaats hebben in de zakelijke communicatie. Maar welke moet je kiezen voor je bedrijf?
Of je moet kiezen voor hardphones of softphones hangt echt af van hoe je bedrijf werkt. De meeste bedrijven die een VoIP-telefoonsysteem gebruiken, gebruiken beide om ervoor te zorgen dat hun teams overal kunnen werken.
Als je bedrijf een team heeft dat altijd van locatie naar locatie verhuist, zijn softphones waarschijnlijk de beste oplossing. Evenzo, als je team altijd op kantoor is, zijn hardphones wellicht een betere optie vanwege hun superieure betrouwbaarheid. Het beste type telefoon voor je bedrijf hangt echt af van je omstandigheden.
Ik hoop dat je deze blogpost nuttig hebt gevonden. Hopelijk heb je nu meer kennis die je kunt gebruiken om het beste type telefoon voor jouw bedrijf te kiezen.
